Elk seizoen heeft haar eigen dynamiek[1]. De zomer waarin we volop kunnen genieten van het mooie weer en de lange dagen ligt alweer achter ons. Een seizoen om te ontspannen en je weer helemaal op te laden.

Hoe lang kan jij dat ontspannen gevoel vasthouden als je weer aan het werk bent? Twee dagen? Wanneer je na de vakantie start met werken is het weer tijd om vroeg op te staan, deadlines te halen en te vergaderen. De sportactiviteiten beginnen weer en er worden weer afspraken met vrienden in de agenda gezet. Kortom; voordat je het weet is de dag weer gevuld en is van het ontspannende gevoel niets meer over.

Herkenbaar? Het overkwam Ben ook. Toen hij na de vakantie weer aan het werk ging, nam hij zich voor om het vakantiegevoel zo lang mogelijk vast te houden. Maar al op de eerste dag werd hij opgeslokt door het werk. Na een maand zag hij door de bomen het bos niet meer, zoveel verschillende dingen werden van hem verwacht. Hij had het zo druk, dat hij niet wist waarmee hij moest beginnen. Hij wilde starten met het belangrijkste. Maar wat was het belangrijkste? Ben wist het niet, alles was belangrijk! Ben blokkeerde, waardoor helemaal niets meer uit zijn handen kwam. Met Ben hebben we gekeken wat hem zou helpen weer overzicht te krijgen. We gebruikten zes stappen om weer overzicht te krijgen:

1. Reserveer tijd

Plan een moment in je agenda waar je serieus gaat kijken naar alle ‘bomen’ die in je bos staan en houd daar aan vast. Dit lijkt een open deur. Maar als je het druk hebt is het heel gemakkelijk om dit moment wel vast te leggen om het daarna steeds weer uit te stellen.

2. Maak een lijst

Maak een lijst van alle taken en activiteiten waar je mee bezig bent. Schrijf alles op wat er in je op komt.

3. Maak categorieën

Zet de taken en activiteiten die bij elkaar horen bij elkaar en geef dit een naam die de lading dekt.

4. Beoordeel je taken

Maak twee kolommen. Zet in de eerste kolom hoeveel tijd je aan een taak of groep taken geeft. Ze in de tweede kolom de tijd die je aan de taak zou willen geven. Wees eerlijk, er is geen goed of fout. Sterker nog, hoe eerlijker je bent hoe duidelijker het knelpunt zichtbaar wordt.

5. Reflecteer

Bekijk de lijst eens goed. Van welke taken krijg je energie? En bij welke activiteiten lekt er energie? Ben je met de goede dingen bezig? Passen alle taken die je hebt in je agenda? Is er dan nog ruimte voor een kop koffie met een collega?

6. Maak keuzes

Maak keuzes die goed voor je zijn. Welke keuzes dit zijn is uiteraard afhankelijk van je overzicht. Een paar voorbeelden:

• Taken die je kunt opknippen hoef je niet in één keer te doen.
• Acties die over een maand pas plaatsvinden, kun je in je agenda plannen.
• Taken die niet in je pakket horen, kan je overdragen aan een ander.
• Als alle taken energie kosten, kan je een andere baan zoeken.
• Etc.

Ben heeft door dit stappenplan overzicht gekregen. In plaats van een grote ondoorzichtige kluwen van activiteiten heeft hij nu zicht op de losse onderdelen. Ben heeft een aantal taken uitgesteld omdat de deadline nog even op zich liet wachten. Ook kon hij kleinere acties beter plannen, bijvoorbeeld tussen twee vergaderingen in. Zo kostte het weinig tijd en was hij toch productief. De grotere klussen plande hij in zijn agenda. Het viel hem op dat zijn agenda daardoor al snel heel vol was. Dat maakte het voor Ben makkelijker om nee te zeggen tegen nieuwe klussen. Hij houdt zijn werk tegenwoordig binnen de perken, waardoor hij ook thuis weer meer kan genieten.

[1] Zie ook ons artikel De seizoenen

Onze eerdere artikelen lezen