Sentierotraining & coaching

Bureau voor persoonlijke ontwikkeling en effectieve communicatie

HELP ! Ik heb geen tijd !

Els kwam binnen, nog druk in haar hoofd en haar bewegingen. Ze had eigenlijk geen tijd om hier te zijn. Ze had nog zoveel werk te doen, dat dat eigenlijk eerst af moest zijn voordat ze zichzelf kon toestaan om hier te zijn. Maar goed, ze had het afgesproken. “Dus… hier ben ik”.

Els is niet de eerste coachee die binnenkomt en wil werken aan het thema tijd. In het eerste gesprek geeft ze al aan dat ze gestructureerd is en lijstjes maakt van taken die ze die dag wil doen. Maar aan het einde van de dag is de lijst nog bijna net zo lang als ’s morgens en zijn er zelfs enkele taken toegevoegd. De hele dag komen collega’s binnen om te vragen of ze voor hen iets kan doen. Het valt binnen haar taak en dus zegt ze ‘ja’. Met als gevolg dat ze niet aan haar eigen lijst toekomst. Met als gevolg dat ze aan het einde van de dag het gevoel heeft dat ze niets heeft gedaan.

Op haar lijst staan belangrijke taken. Taken die er toe bijdragen dat alles op orde komt, zodat er geen ‘ongelukken’ gebeuren. Het zijn ook taken die wel deze week, maar niet per se vandaag af hoeven. Met als gevolg dat vragen die anderen aan haar stellen voorrang krijgen. Als iemand belt of aan je bureau staat is het natuurlijk niet beleefd om gewoon verder te gaan met je werk. Els staat haar collega’s te woord en helpt waar mogelijk direct. Deze acties staan niet op haar lijstje! Voor Els hielp het om deze taken toch toe te voegen aan haar eigen lijst en ze direct weer af te vinken. Zo zag ze aan het einde van de dag wat ze allemaal WEL had gedaan. Maar dat was nog niet genoeg.

Het hielp ook om onderscheid te maken tussen dringende en belangrijke zaken, twee heel verschillende dingen!

Dringende zaken zijn zaken die nu om aandacht vragen. Omdat de telefoon gaat of iemand binnenkomt. Dit kunnen belangrijke telefoontjes zijn, maar dat weet je niet van tevoren.

Belangrijke zaken zijn zaken die nuttig zijn, maar waar niet direct haast bij is. Zo is bijvoorbeeld het voorbereiden van een vergadering belangrijk. Maar omdat de vergadering pas volgende week is, heb je nog een aantal dagen om dit te doen. En is het nog niet dringend.

Maar… Als je teveel reageert op dringende zaken, komen de belangrijke zaken wel in het gedrang. De vergadering komt dichterbij. En voordat je het door hebt zijn je taken belangrijk en dringend. En dat geeft stress!

Covey heeft een mooie tabel gemaakt die ook de combinaties laat zien van dringende en belangrijke zaken.

In welk kwadrant begeef jij je het meest?

Als bij jou de tijd een thema is, is de kans groot dat jij in kwadrant I of III zit, terwijl je eigenlijk in kwadrant II bezig wilt zijn. Welke taken doe jij die dringend zijn maar niet belangrijk? Vraag je bij die taken af:


Aanverwante artikelen

Ik wil nee leren zeggen

Wat moet jij vandaag nog allemaal doen?


Geen nieuws missen?


Volg Sentiero training & coaching en ontvang als eerste een e-mail met het laatste nieuws.